Odpoczynek: jak nie zamienić się w „prowadzonego konia”
Ustanów właściwy odpoczynek w ciągu dnia roboczego i po godzinach. Na przykład 5 minut co godzinę.
Podczas reszty odwróć uwagę, aby lepiej przywrócić siłę. Zamiast surfować po Internecie, przejdź się na spacer lub zrób kilka ćwiczeń.
Twórz lenistwo. W okresach lenistwa załaduj mózg informacjami na ważny dla ciebie temat twórczy i bądź w 100% leniwy, nie próbując rozwiązywać problemów i nie dręczony wyrzutami sumienia.
Zwiększ efektywność snu, zasypiając i budząc się zgodnie z reżimem i optymalizując jego czas trwania. Nasz sen składa się z kilku cykli trwających 1-1,5 godziny. Kiedy czas snu jest wielokrotnością długości cyklu, budzenie się jest znacznie łatwiejsze. Przed pójściem spać przewietrzyć pomieszczenie, nie zawracać sobie głowy i rozładować mózg od codziennych zmartwień - idź na spacer lub poczytaj książkę o sztuce.
Używaj „mikro-snu” w ciągu dnia roboczego. Ludzkie biorytmy mają dwa wzloty i upadki w ciągu dnia. Pierwszy spadek występuje około 13-15 godzin, drugi - wieczorem. Jeśli odpoczniesz 10–15 minut podczas pierwszej recesji, praca pójdzie znacznie wydajniej.
Motywacja: jak radzić sobie z nieprzyjemnymi zadaniami
Aby szybko wykonać złożone i nieprzyjemne zadania, naucz się dostrajać je za pomocą „kotwic”, wiązań materiałowych - muzyki, kolorów, rytuałów. Ale nie używaj „kotwicy” związanej z pracą na wakacjach.
Użyj „metody szwajcarskiego sera” - wykonuj zadanie nie w logicznej kolejności, ale w dowolny sposób. Po chwili w „serze” powstaje tyle otworów, że bardzo łatwo będzie go „zjeść”.
Podziel zadanie na kilka części i zachęć się, wykonując jedną część. Jedz co najmniej jedną „żabę” codziennie - wykonaj proste, ale nieprzyjemne zadanie. Zazwyczaj takie zadania kumulują się i stają się problemem. Jeśli zdecydujesz się na jednego z nich każdego ranka, szybko się zakończą i zapewnią dobry nastrój na cały dzień.
Rozbij „słonie” (duże zadania) na „steki” (części). Jeśli zadanie jest ogromne i niemożliwe, podziel je na wykonalne części. Zmierz czas spędzony na wykonywaniu zadań słoni. Ustalenie wskaźnika ilościowego popycha osobę do działania.
„Spal statki” - stwórz sytuację, w której nie można odmówić żadnego zadania. Takie sytuacje pozwalają niektórym typom ludzi pracować wydajniej.
Miej codzienną tabelę spraw i zanotuj ukończone zadania. Zbyt wiele luk w dowolnym elemencie da ci alarm i zmusi cię do wykonania niezbędnych czynności.
Zrób kalendarz pinarik. W górnym wierszu napisz lata, w których żyłeś, na dole - przyszłość, a w rzędach tabeli - dni miesiąca. Każdego ranka, idąc do pracy, wykreśl połowę dnia. Wieczorem - druga połowa. Pomoże Ci to poczuć upływ czasu.
Cele: jak przybliżyć marzenia do rzeczywistości
Zdefiniuj misję, wyartykułuj osobiste wartości i wyznacz długoterminowe cele. Zamiast „reaktywnego” podejścia - reakcji na okoliczności zewnętrzne, użyj „proaktywnego” podejścia - buduj swoje życie, jak chcesz, aktywnie wpływaj na wydarzenia.
Aby określić swoje cele, wyobraź sobie, jak chcesz zobaczyć swój dzień za kilka lat. Spróbuj pozbyć się nałożonych znaczków - drogich samochodów, zegarków i innych atrybutów - jeśli nie są dla ciebie prawdziwą wartością.
Zdefiniowanie wartości pomoże „wspomnieniu”. Napisz w nim najważniejsze wydarzenia z życia. „Wspomnienie” pozwoli ci stworzyć listę kluczowych wartości i zachęci cię do poświęcenia kilku minut każdego dnia na problem Main.
Sformułuj osobistą misję w formie epitafium. Co zmieni się na świecie i pozostanie po tobie, gdy wszystko się skończy?
Szukaj swojego powołania. Jeśli możemy zmienić misję, to powołanie nie. Powołanie następuje, gdy zdasz sobie sprawę, że oprócz ciebie nikt nie wyjmie tego wózka. Może to być nie tylko rewolucyjne odkrycie, ale także proste zadanie życiowe.
Zidentyfikuj 5-7 kluczowych obszarów swojego życia, aby zobaczyć ogólną strukturę i ustalić harmonię różnych działań. Mapa kluczowych obszarów wygląda jak drzewo. Zamiast chaosu drobnych czynów, istnieją wyraźne gałęzie z czynami liści.
Wyznaczaj cele życiowe dla kluczowych obszarów i przyszłych lat, aby śledzić, gdzie i jak się poruszasz. Czasami trudno jest zrozumieć, czego chcesz, ale lepiej jest popełnić mały błąd, a następnie dostosować plany, niż zrozumieć po latach, które minęły i nic nie zostało osiągnięte.
Dokonaj pomiarów najbliższych i najbardziej zrozumiałych celów za pomocą techniki SMART:
- S.specyficzne - specyficzne
- M.łatwe - mierzalne
- ZAosiągalny - osiągalny
- Realistyczny - istotny
- T.ime-bound - ograniczony czasowo
Zdefiniuj jasno, czego chcesz i w jakich ramach czasowych, a następnie wyraż je w kategoriach pieniężnych.
Dzień roboczy: jak zorganizować go w szybkim świecie
Planowanie kontekstowe i średnioterminowe zgodnie z metodą „Dzień - Tydzień” pomoże ci zawsze dotrzymać terminów.
Zadania, które trudno przypisać do określonego czasu, odpowiednie podejście kontekstowe. Dla każdego takiego zadania utwórz osobną stronę pamiętnika lub kategorię zadań w skomputeryzowanym systemie planowania.
W przypadku pracy w zespole wygodne są tablice planowania kontekstowego, w których projekty są wymienione w wierszach, a członkowie zespołu w kolumnach. Na skrzyżowaniu zadania są wymienione. Kierownik natychmiast zobaczy zadania, za które odpowiedzialny jest podwładny, oraz kwestie, które należy omówić.
Zadania z napiętym terminem są efektywniej planowane na rok, tydzień i dzień, przestrzegając zasad przenoszenia zadań między sekcjami. Wieczorem podczas planowania następnego dnia wyświetlana jest sekcja „Tydzień”. Wszystkie istotne informacje są przenoszone do sekcji „Dzień”. Podczas planowania następnego tygodnia wyświetlana jest sekcja „Rok”.
Takie podejście pozwala ci nie wpychać się w ścisłe ramy i zapewnia, że pożądane zadanie zostanie zapamiętane podczas przeglądania sekcji „Rok” i „Tydzień”.
Sekcję „Tydzień” można uzupełnić o następujące narzędzia planowania.
- Lista zadań na najbliższe tygodnie na osobnej stronie pamiętnika.
- Lista zadań na naklejkach w specjalnej części pamiętnika. Codziennie przeglądając sekcję, przesyłaj naklejki z „dojrzałymi” zadaniami na nadchodzący dzień w dzienniku.
- Omówienie harmonogramu regularnych zadań.
- Planowanie z zadaniami na najbliższe tygodnie.
- Planowanie z listą „elastycznych” zadań na tydzień obok „sztywnej” siatki czasu lub zakładki z „elastycznymi” zadaniami.
Sekcja „długoterminowa” to „karton strategiczny” z listą kluczowych celów na najbliższe sześć miesięcy do roku. Może zawierać:
- plan najważniejszych wydarzeń na rok;
- terminy dla kluczowych projektów;
- lista małych zadań z długim terminem, które nie mieszczą się w kontekstowych częściach pamiętnika;
- harmonogram urodzin, niezapomnianych dat itp.
Podobnie jak zasada „Dzień - tydzień” możesz organizować pracę pracowników w radzie planistycznej. Aby to zrobić, wypisz pracowników w kolumnach, horyzonty planowania w wierszach i zadania na ich skrzyżowaniu.
Do kontrolowania rutynowych zadań przydatna jest tabela, w rzędach, w których wymienione są te sprawy, oraz w kolumnach - czas, przez który należy je wypełnić. Na skrzyżowaniach odnotowuje się dokonane i cofnięte czyny. Pominięcie takiego zadania nie odgrywa dużej roli, ale duża liczba pominięć natychmiast stanie się zauważalna.
Aby zrealizować długoterminowe zadania, określ, ile czasu dziennie na nie spędzisz i wprowadź je do planu tygodniowego.Aby to zrobić, weź całkowitą ilość pracy, wydajność pracy i oblicz, ile czasu poświęcisz na zadanie. Następnie podziel ten czas na części i wprowadź je w tygodniowy plan.
Planowanie: jak dotrzymać terminów
Skonfiguruj osobisty system planowania dni roboczych, używając „trudnych” i „elastycznych” zadań. Poczekaj 10 minut, aby stworzyć pełny obraz zadań na dany dzień. Plan dnia musi być zebrany w jednym miejscu i musi być na piśmie. Wybierz format i nośnik według własnych upodobań. Najważniejsze, że naprawdę go lubisz i chciałbyś do niego wrócić.
W ciągu dnia dostosuj odpowiednio plan. Opracowany plan nie jest dogmatem, jest potrzebny w zmiennych sytuacjach.
Zdobądź „kartę strategiczną” z kluczowymi długoterminowymi celami. Na tym samym arkuszu możesz napisać zadania, które nie są powiązane z konkretnym dniem, tak aby zawsze były na twoich oczach; prowadzić listę bieżących kontaktów; napisz „tematy do refleksji” itp.
Pod względem dnia oddzielne zadania „trudne”, „elastyczne” i „budżetowane”.
- „Hard” - związany z określonym momentem.
- „Elastyczny” - niepowiązany z dokładnym czasem.
- „Budżetowane” - duże i ważne zadania, czasochłonne, które nie mają ściśle określonych terminów.
Najpierw planuj ciężko, następnie budżetuj, a potem elastyczne zadania.
Podświetl 2-3 priorytetowe zadania na liście i zacznij z nimi pracować. Sprawy priorytetowe obejmują pilne i nadzorowanie pracy podwładnych. Wykonywanie zadań w tej kolejności pozwoli ci robić najważniejsze rzeczy, nawet jeśli niektóre z mniej priorytetowych zadań pozostaną niespełnione.
Zaplanuj trudne spotkania z rezerwą czasu. Koordynuj z partnerami dokładność, z jaką musisz przyjść na spotkanie.
Zbierz nadmiar informacji na wypadek, gdyby wszystko poszło nie tak. Zaoszczędzi ci to czasu, jeśli partner Cię nie spotka, nagrany telefon komórkowy będzie niedostępny, a na lotnisku nie będzie taksówki.
Priorytety: jak wyeliminować nadmiar i znaleźć czas na główny
Naucz się filtrować niepotrzebne rzeczy i wyróżniać kluczowe zadania. Rozwiń swój arsenał „strategii porzucania”, aby oczyścić swoje życie z niepotrzebnych rzeczy. Przyzwyczaj innych do solidnego „nie” bez wyjaśnienia.
Używaj „zdrowych bzdur” i odkładaj niepotrzebne interesy na tak długo, jak to możliwe. Często po prostu nie dostaje się do ich wdrożenia.
Kup czas, zatrudniając specjalistów. Jednocześnie nie można zatrudnić stałych asystentów, ale ograniczyć się do jednorazowych usług.
Przekazując zadania podwładnym, nie obciążaj ich obowiązkiem przypominania o nich. Utwórz sam przegląd zadań i monitoruj ich realizację.
Użyj priorytetów ważonych, aby ustalić priorytety zadań. Określ kryteria i znaczenie każdego z nich, aby w sumie dawały 100%. Następnie oceń zadanie według każdego z kryteriów, pomnóż oszacowania przez istotność, dodaj i uzyskaj ocenę końcową. Następnie posortuj zadania według tych szacunków.
Informacja: jak kontrolować twórczy chaos
Wprowadź techniki filtrowania, przechowywania i przemieszczania online, aby zachować kontrolę nad informacjami.
Częściej powracaj do kluczowych informacji - zapisuj numery stron, przemyślenia, rób kserokopie, rysuj schematy.
Wykorzystaj swoją wiedzę w praktyce i dopiero wtedy zacznij czytać następną książkę.
Priorytet procesu czytania - lepiej uważniej przeczytać kilka kluczowych rozdziałów niż przejrzeć całą książkę powierzchownie.
Odfiltruj śmieci informacyjne otrzymane z nośnika - spróbuj uzyskać tylko te informacje, których potrzebujesz. Nagrywaj programy i oglądaj je w dogodnym czasie i bez reklam, spędzaj mniej czasu przed telewizorem lub w Internecie.
Użyj wiadomości e-mail, która nie wymaga obecności online. Możesz pisać, a adresat może przeczytać list w dogodnym czasie.
Opanuj metodę ślepego drukowania dziesięcioma palcami - zaczniesz pisać szybko i zaoszczędzisz dużo czasu.
Wyłącz powiadomienia o nowej poczcie, które odwracają uwagę od bieżących spraw. Sprawdzaj pocztę 3-4 razy dziennie. Uzgodnij z kolegami dokładny czas inspekcji. Skonfiguruj automatyczne sortowanie wiadomości e-mail i zwróć na nie uwagę według priorytetu.
Użyj folderów e-mail jako narzędzia kontrolnego w ciągu tygodnia. Rozłóż litery w folderach tematycznych i zostaw w „Skrzynce odbiorczej” nie więcej niż 15-20 najważniejszych wiadomości.
„Rozwijaj” porządek w dokumentacji metodą ograniczonego chaosu:
- Utwórz „miejsce chaosu” - napęd wejściowy, w którym przechowywane są wszystkie dokumenty.
- Wyczyść „miejsce chaosu”, wybierając najbardziej identyfikowalne typy dokumentów, a „miejsce porządku” zacznie się formować w pobliżu miejsca chaosu.
Zdobądź plik myśli. Skumulowane myśli mogą łączyć się ze sobą i rodzić nowe. W miarę opracowywania pomysłów zaznacz je w osobnych kierunkach.
Zorganizuj przestrzeń informacyjną zgodnie ze strukturą ludzkiej uwagi. Świadomość może pracować tylko z jednym przedmiotem, przedświadomością - z 5-9, podświadomością - z nieskończoną ilością. Jeśli przybliżasz coś do centrum swojej uwagi, pamiętaj, aby coś od niego odsunąć. To optymalnie wyda twoją uwagę.
Na pulpicie wybierz obszar dla 5-9 głównych bieżących zadań, napędów przychodzących i wychodzących, tac kontekstowych i tac kontrolnych, używając metody Dzień - Tydzień. Pod koniec dnia roboczego ułóż dokumenty z dysku wychodzącego w folderach tematycznych.
Absorbery: jak znaleźć rezerwy czasu
Użyj technik wykrywania absorbera, aby zwiększyć rezerwę czasu. Śledź swój czas przez 2-3 tygodnie, aby zrozumieć, na co go przeznaczasz. Mniej więcej raz na godzinę rejestruj wszystkie przypadki z dokładnością 5–10 minut. Zaznacz małe przerwy za pomocą znaczników wyboru na marginesach.
Twórz 2-3 ilościowe wskaźniki wydajności i śledź je dynamicznie. Jak tylko zaczniesz wizualnie ustalać wskaźnik ilościowy, zacznie się on zmieniać na lepsze.
Powtarzaj okresowo odmierzanie czasu, aby pozostać „w dobrej formie” i skorygować zakłócenia w swoim osobistym budżecie czasowym.
Typową rezerwą jest czas podróży. Wypełnij czas transportu i podróży czynnościami, które są dla Ciebie przydatne.
Przygotuj plan działania siły wyższej. Komputer się zepsuł - rób to, na co nie masz wystarczająco dużo czasu. I pamiętaj o utworzeniu kopii zapasowej ważnych danych.
Bardziej efektywnie organizuj spotkania:
- Zdefiniuj format spotkania i nie mieszaj różnych formatów w jednym spotkaniu.
- Zdefiniuj krąg uczestników, lidera, który kieruje dyskusją i decydenta, oraz sekretarza, który sporządza protokół;
- sporządzić listę pytań do dyskusji;
- ustalić czas trwania spotkania i wyznaczyć osobę odpowiedzialną za czas;
- organizować sytuację, wyposażenie i dystrybucję materiałów informacyjnych;
- wszystkie zagadnienia omawiane na spotkaniu, przedstawione w formie diagramów;
- zapisz i wyślij podjęte decyzje, abyś mógł do nich wrócić na następnym spotkaniu.
Pamiętaj, że system zarządzania czasem wymaga ciągłego doskonalenia.
„TM-Bacillus”: jak przekazać pomysł TM innym osobom
Nie osiągniemy 100% wydajności, jeśli nie będziemy koordynować naszego osobistego zarządzania czasem z ludźmi wokół nas. Przynieś „TM-Bacillus” innym, aby mądrze wykorzystali czas. Oblicz cenę swojego czasu i walcz o niego nie mniej sztywno niż o pieniądze.
Oferowanie menedżerowi pomysłów TM, pokazanie ich przydatności dla biznesu, a nie wygody dla Ciebie. Zacznij od narzędzi, które są przydatne i tanie dla szefa kuchni. Wyobraźcie sobie ich „w akcji”, a nie w teorii. Twój pomysł powinien przyjść do samej głowy - ułatwi to jego przyjęcie.
Przekonaj podwładnych o skuteczności zarządzania czasem osobistym przykładem. Zmotywuj go do użycia - pracownicy muszą zrozumieć, dlaczego czas jest potrzebny i można nim zarządzać. Regularnie oferuj nowy sprzęt.
Wdrażaj technologię TM stopniowo, używając minimum narzędzi. Wymyśl proste i szybkie marchewki i paluszki. Wypróbuj techniki na jednym pracowniku lub jednostce, aby wszyscy zobaczyli prawdziwe zalety i wady.
Aby wdrożyć zarządzanie czasem w relacjach osobistych, naucz się negocjować. Nie próbuj narzucać swoich preferencji partnerowi; poszukaj kompromisów, które pozwolą ci wziąć pod uwagę gusta obu stron.
Poświęć trochę czasu na przywrócenie energii i wydajności. To, co dla ciebie oczywiste, czasem nie jest takie dla innej osoby, więc jasno wyjaśnij lub zanotuj zasady relacji.
Zaoferuj dzieciom zarządzanie czasem w formie gry, rozwijając w nich „proaktywne” podejście do życia.
Manifest TM: od instrumentu do ideologii
Zastosowanie technik zarządzania czasem bez zrozumienia ideologii pozwoli ci wykorzystać tylko niewielką część ich możliwości. Ale po zrozumieniu ideologii TM nauczysz się, jak zarządzać swoim czasem osobistym i przejść na nowy poziom.
Zarządzanie czasem to wielopoziomowy system, który może zmieniać wartości danej osoby. Od technicznego zarządzania czasem przejdziesz do myślenia o swoich celach i priorytetach.
Aksjomaty zarządzania czasem:
- zawsze masz swobodę wyboru;
- tylko ty jesteś odpowiedzialny za swoje działania i wybory;
- bez ciągłego rozwoju jesteś tylko amebą.
Nawet małe działania zmieniają świat na lepsze. Rozwijaj się, ruszaj, nigdy nie przestawaj.