Pomóż czytelnikowi - uporządkuj swoje myśli w kształcie piramidy

Podczas przygotowywania dokumentu wielu reprezentuje jego przyszłą treść, ale nie ma konkretnego planu - co powiedzieć i jak go sformułować. Po prostu zaczynają pisać, mając nadzieję, że struktura sama się pojawi. Rezultatem jest błędna narracja, którą czytelnik będzie musiał zrozumieć.

Powód woli porządek. Układa nawet losowe dane w określonej kolejności.

Przykład. Starożytni Grecy widzieli w gromadach gwiazd postacie zwierząt, a nie rozwiązłe punkty.

Czytając, osoba automatycznie próbuje uporządkować informacje w formie piramidy, której podstawą są uzasadnienia i argumenty potwierdzające wnioski. W tej formie czytelnik łatwiej „przetrawia” informacje.

Przykład. „Siedzenia były zimne. Prawie wdałem się w bójkę. Włochy przegrały. To był naprawdę okropny mecz piłki nożnej. ” Taka „historia” jest bardzo słabo skonstruowana, ponieważ kluczowa idea jest wskazana dopiero na końcu.

Zgodnie ze strukturą piramidy najpierw wprowadza się uogólnienie, a następnie podaje argumentację. Powyższa historia jest łatwiejsza do zrozumienia, jeśli zbudujesz ją inaczej.

Przykład. „To był naprawdę okropny mecz piłkarski: zimne miejsca, prawie wdałem się w bójkę, a Włochy przegrały”.

Grupuj podobne pomysły, a następnie wyrażaj każdą grupę w jednym zdaniu

Budując piramidę, zastosuj podejście oddolne: najpierw wypisz wszystkie tezy, pogrupując te, które prowadzą do tego samego wniosku. Następnie wyraż każdą grupę w jednym zdaniu. Każde takie uogólnienie jest szczytem piramidy.

Powtórz procedurę dla pozostałych grup. W rezultacie główna idea całego dokumentu zostanie wyrażona w jednym zdaniu. Twoja piramida jest gotowa.

Przykład. Tezy „nasza baza klientów rośnie”, „każdy klient kupuje więcej” i „podnieśliśmy ceny” można wyrazić jednym zdaniem: „nasza sprzedaż rośnie”. Następnie możesz zgrupować to uogólnienie z innymi, na przykład „zmniejszamy nasze koszty stałe” i „zmniejszamy nasze koszty zmienne” i wyrażasz tę nową grupę ogólnym zdaniem: „nasze dochody rosną”.

Grupowanie i podsumowywanie jest proste, ale musisz przestrzegać podstawowych zasad:

1. Każda myśl wyrażona w piramidzie powinna być krótkim opisem zgrupowanych tez. Nigdy nie używaj bezsensownych uogólnień, takich jak „istnieją trzy powody wejścia na rynek austriacki”. Jest to dodatkowa kulas, ponieważ autor nie zadał sobie trudu uogólnienia trzech powodów dla czytelnika.
2. Streszczenia w dowolnej grupie powinny być logicznie podobne i na tym samym poziomie abstrakcji. Oznacza to, że grupa nie może składać się z „jabłek”, „owoców” i „stołu”: jabłko i stół nie są logicznie podobne, a „owoc” jest abstrakcyjnym terminem odnoszącym się do wyższego poziomu piramidy.

Uzasadnienie: wyciągnij wnioski z łańcucha danych przy użyciu dedukcji

Każde uogólnienie w piramidzie powinno rodzić pytanie czytelnika, na które odpowiedź zostanie udzielona później. Odpowiedź formułuje się metodą dedukcji.

Odliczenie to proces rozumowania, w którym wnioski wyciągane są z założeń.

Przykład. Z założeń „wszyscy ludzie są śmiertelni” i „Goliat jest człowiekiem”, wynika z tego, że „Goliat jest śmiertelny”. Następnie możesz podsumować cały proces wnioskowania dedukcyjnego: „Goliat jest człowiekiem, jest śmiertelny”.

Aby uzyskać rekomendacje, użyj odwrotnej kolejności odliczeń.

Przykład. „Musimy zatrudnić kandydata, który potrafi czytać. Kandydat A potrafi czytać. Dlatego musimy zatrudnić kandydata A. ” Tak więc kolejność założenia-założenia-wniosku ukrywa główną informację do końca.Zalecenia zwykle korzystają z odwrotnej kolejności: „Musimy zatrudnić kandydata A, ponieważ potrzebujemy kogoś, kto umie czytać, ale on może”.

Pomimo faktu, że rozumowanie dedukcyjne jest prostym i naturalnym procesem, nie należy go stosować w złożonej argumentacji, w której potrzeba kilku poziomów uzasadnienia w celu potwierdzenia założeń.

Jeśli spróbujesz uzasadnić zawarcie złożonego dokumentu na podstawie dedukcji, pierwsze założenie prawdopodobnie będzie miało kilka poziomów uzasadnienia, przez które czytelnik będzie musiał „przejść”, aby zbliżyć się do drugiego założenia. Ta logika jest bardzo trudna do przestrzegania.

Uzasadnienie: wyciągnij wnioski z grupy podobnych tez przez indukcję

Jeśli uogólnienia w piramidzie nie można potwierdzić na podstawie dedukcji, użyj bardziej kreatywnej formy rozumowania - indukcji. Indukcja wyciąga wnioski z zestawu pomysłów, w pewnym sensie podobnych.

Przykład. Wniosek „Einstein był geniuszem” potwierdzają takie uogólnienia, jak „studiował teorię względności”, „badał grawitację” i „badał stałą kosmologiczną”.

W indukcji logiczna kolejność argumentów nie jest tak oczywista jak w dedukcji. Aby pomysł był intuicyjny dla czytelnika, kolejność powinna być ustalana na podstawie grupowania. Jeśli zgrupowałeś części całości, na przykład działy firmy, ustaw je w oparciu o ich strukturę, podobną do struktury organizacji.

Stosuj zasadę MECE (zasada wzajemnie wykluczających się, wspólnie wyczerpujących przepisów). Oznacza to, że oddziały firmy nie będą powielać funkcji w kilku oddziałach, ale jednocześnie połączone części będą opisywać organizację bez utraty niczego.

Jeśli grupowanie składa się z zaleceń, ułóż je w porządku chronologicznym, zaczynając od pierwszego.

Przykład. W podsumowaniu „Zatrudnij nowego asystenta” kolejność grupowania: „Umieść wakat, zaproś kandydatów na rozmowę, podejmij decyzję o zatrudnieniu”.

Jeśli sklasyfikowałeś elementy w oparciu o pewne wspólne cechy, ustaw je zgodnie z poziomem charakterystyki w każdym elemencie.

Aby sformułować rekomendacje, podejdź do problemu z systematycznego punktu widzenia i zwizualizuj go za pomocą drzew logicznych

Dokumenty biznesowe często zawierają zalecenia dotyczące rozwiązania problemu. Skorzystaj z prostego procesu rozwiązywania problemów, aby formułować rekomendacje.

1. Zidentyfikuj problem w jasny i wymierny sposób.

Przykład. „Fabryka traci trzy godziny czasu pracy każdego dnia; jak można tego uniknąć? ”

2. Dowiedz się dokładnie, na czym polega problem.

Przykład. „Problemem nie są ludzie ani surowce, ale sprzęt: rozkłada się każdego dnia.”

3. Kop głębiej - dowiedz się, dlaczego istnieje problem.

Przykład. „Uczestnicy nie są odpowiednio przeszkoleni”. Pozwala to zidentyfikować działania mające na celu rozwiązanie problemu. Na przykład: „Wyznacz odpowiedzialnych nauczycieli lub zaproś nauczycieli zewnętrznych”.

Aby rozwiązać problem, możesz go wizualizować za pomocą drzewa logicznego. Drzewo logiczne to uproszczony schemat rozgałęzień połączeń od lewej do prawej.

Przykład. Drzewo zysków: słowo „Zysk” tworzy pień drzewa i jest podzielone na dwie gałęzie: „Sprzedaż” i „Koszty”. „Wydatki” dzielą się na „Stała” i „Zmienne” itp.

W końcu drzewo będzie tak szczegółowe, że problemy i ich źródła staną się widoczne. W tym przykładzie można zrozumieć, że zyski są zmniejszone ze względu na rosnące koszty niektórych materiałów.

Opracuj zalecenia w oparciu o wynik, który możesz osiągnąć

Znalazłeś rozwiązanie problemu czytelnika. Teraz musisz go przekonać do działania. Rób rekomendacje tak przekonująco, jak to możliwe.

Udzielając rekomendacji, przedstawiasz propozycję działania mającego na celu osiągnięcie pożądanego rezultatu.Grupuj działania w oparciu o rezultat, który chcesz osiągnąć, i opisz go, abyś mógł później zrozumieć, czy został osiągnięty.

Przykład. Czytelnik chce zwiększyć swoje zyski.

Źle ustrukturyzowane rekomendacje wyglądają tak:

1. Wskaźniki badania:

• produktywność roślin;
• satysfakcja konsumenta.

2. Częściej przeprowadzaj szkolenia:

• personel zakładu;
• personel sprzedaży.

W takiej strukturze występują dwa główne problemy: po pierwsze, chociaż zgrupowane działania mają podobieństwo zewnętrzne, mają one na celu osiągnięcie różnych rezultatów; po drugie, pożądane wyniki należy uszczegółowić, aby następnie ocenić, czy zostały osiągnięte.

Zatem następująca struktura jest bardziej przejrzysta i przekonująca:

1. Wzrost sprzedaży o 5% w następnym kwartale:

• zbadać zadowolenie klienta;
• Ucz swój zespół sprzedaży częściej.

2. Redukcja kosztów produkcji o 2% w następnym kwartale:

• badanie produktywności roślin;
• Nauczaj częściej pracowników zakładu.

Działania są teraz pogrupowane na podstawie pożądanych wyników. Następnie można łatwo ocenić, czy cele zostały rzeczywiście osiągnięte.

Skorzystaj ze wstępu, aby poinformować czytelnika o kluczowych punktach dokumentu w ciągu pierwszych 30 sekund czytania.

Każdy dokument powinien zaczynać się od krótkiego wprowadzenia, które zainteresuje czytelnika i powinno stanowić etap rozwiązania problemu.

Najprostszym sposobem na wzbudzenie zainteresowania czytelnika i pomoc w skupieniu się na dokumencie jest przedstawienie wprowadzenia w formie opowiadania. Zacznij od opisu sytuacji (aktualny stan rzeczy), zidentyfikuj problem i wreszcie zaproponuj rozwiązanie.

Przykład. Sytuacja - „ArgonEx rozważa zainwestowanie w nowe kopalnie w Austrii”. Problem: „ArgonEx trudno jest wejść na nowy rynek”. Aby czytelnik mógł łatwo zgodzić się z twoimi wypowiedziami, zarówno sytuacja, jak i złożoność powinny być mu znane.

Problem powinien powodować pytania czytelnika, takie jak „Co należy zrobić?”. Główny tekst dokumentu zawiera szczegółową odpowiedź na to pytanie, ale w ciągu pierwszych 30 sekund czytania powinien rozwinąć się ogólny pogląd na twoją opinię.

We wstępie zabrzmi główny punkt, a także najważniejsze argumenty:

Przykład. „(Najważniejsze informacje) ArgonEx może wejść na rynek austriacki, kupując istniejącego uczestnika rynku, ponieważ (1) zezwolenia na wydobycie rzadko są wydawane zagranicznym przedsiębiorstwom, (2) lokalne firmy wydobywcze są tanio sprzedawane, a (3) konkurenci ponieśli ogromne straty w podobnych sytuacjach próbują działać samodzielnie ”.

Użyj nagłówków i formatowania, aby zademonstrować strukturę piramidy.

Aby poprowadzić czytelnika przez strukturę piramidy, najpierw to zademonstruj. Najpopularniejszą metodą są nagłówki wskazujące poziomy i grupy pomysłów. Użyj wcięć, aby podkreślić poziomy piramidy, często dodawane są również liczby dziesiętne (1, 1.1, 1.1.1). Przykład:

Nazwa dokumentu

Tutaj piszą wprowadzenie i wskazują główny argument, a także główne pomysły poszczególnych sekcji.

1. Pierwsza sekcja

Zawsze wyobrażaj sobie dowolną grupę nagłówków i kluczowych punktów.

1.1 Pierwsza podsekcja

Idea tego podrozdziału jest poparta poniższymi numerowanymi akapitami.

1.1.1 Potwierdza ideę pierwszego podrozdziału

1.1.2 Potwierdza ideę pierwszego podrozdziału

1.2 Drugi podsekcja

2. Druga sekcja

2.1 Pierwsza podsekcja

2.2 Drugi podsekcja

Czytelnicy z reguły czytają nagłówki płynnie, dlatego nie trzeba inwestować w nie głównej idei. Mów krótko, wyrażając istotę tego rozdziału. Gdy używanie nagłówków wydaje się zbyt formalne, spróbuj podkreślić główne punkty, argumenty itp. W tekście.

W bardzo krótkich wiadomościach wcięcie jest najbardziej odpowiednim sposobem na przekazanie prostej struktury. Przykład:

Aby zadzwonić w poniedziałek, potrzebuję następujących danych dotyczących Japonii:

• Wielkość sprzedaży
• Wydatki
• Trendy marketowe

Używaj wyraźnych przejść między grupami argumentów, aby czytelnik nie stracił wątku

Nawet najbardziej logiczna struktura piramidy jest bezużyteczna, jeśli czytelnik nie dotrzyma jej kroku. Przechodząc między sekcjami i podsekcjami, czytelnik musi wiedzieć, kiedy nastąpi przejście. Jednym ze sposobów jest wskazanie głównych wniosków z poprzedniego na początku nowej sekcji.

Przykład. Jeśli w ostatnim rozdziale jest uogólnienie, że „ArgonEx ma zbyt wiele zapasów”, można rozpocząć następny rozdział dotyczący logistyki w następujący sposób: „Oprócz zbyt wielu zapasów procesy logistyczne ArgonEx są nieskuteczne”. Czytelnik zrozumie, że przeszedłeś na nowy podsegment piramidy.

Jeśli rozdział jest szczególnie długi i złożony, uzupełnij go krótkim podsumowaniem głównych punktów, zanim przejdziesz dalej.

Jeśli dokument zawiera rekomendacje, możesz zakończyć go prostą i praktyczną sekcją „Dalsze działania”.

Najważniejszą rzeczą

Dokładnie uporządkuj swoje myśli, zanim zaczniesz pisać.

Jak skutecznie konstruować pomysły

• Pomóż czytelnikowi - budować myśli w kształcie piramidy;
• Grupuj podobne pomysły, a następnie wyrażaj każdą grupę w jednym zdaniu;
• Uzasadnienie: wyciąganie wniosków z łańcucha danych przy użyciu metody odliczenia;
• Uzasadnienie: wyciągnij wnioski z grupy podobnych punktów przez indukcję.

Jak tworzyć przydatne rekomendacje

• Podejdź do problemu z systematycznego punktu widzenia i zwizualizuj go za pomocą drzew logicznych;
• Skonstruuj swoje rekomendacje w oparciu o wynik, który możesz z nimi osiągnąć.

Jak wyrazić pożądaną strukturę słowami

• Skorzystaj ze wstępu, aby powiedzieć czytelnikowi o kluczowych punktach w ciągu pierwszych 30 sekund czytania;
• Użyj nagłówków i formatowania, aby zademonstrować strukturę piramidy;
• Używaj wyraźnych przejść między grupami argumentów, aby czytelnik nie stracił wątku.